Los Chatbots y la productividad en la intranet de tu empresa

Las interfaces conversacionales o Chatbots se postulan como el nuevo punto de unión entre empresas y trabajadores. Ofrecen un canal centralizado mediante el cual los empleados pueden acceder a información de forma inmediata y rápida.

“Los Chatbots se convertirán en la piedra angular de la estrategia de comunicación con los empleados, siendo facilitadores y elementos de enlace con la corporación. A su vez, serán integradores de muchos de nuestros procesos internos.”

Afirma Francisco Ruiz González, Head of Innovation en Stratesys.

¿Qué beneficios aporta la tecnología de los Chatbots a una empresa?

Antes de profundizar en cómo adaptar esta tecnología de inteligencia artificial a una empresa, será necesario tener en cuenta los beneficios globales que aporta la aplicación de un Chatbot interno a la productividad del equipo de una compañía.

• Acceso más rápido a la información. Poder acceder a información concreta y precisa mediante un chat en base a la petición del empleado. Al reducir los tiempos de búsqueda de información, el Chatbot consigue aumentar la productividad del empleado.

• Mayor índice de visibilidad o respuesta. Un empleado visualiza y responde a una notificación proveniente de una conversación interactiva con mayor rapidez que a un email de entre los cientos que recibe cada semana.

• Simplificación de procesos. Bajo la petición directa en un chat el empleado accede a documentos, información sobre personas o incluso reglas estándar para ejecutar un procedimiento.

• Reducción de la frustración del empleado. Muchos empleados asumen que la desinformación acerca de cómo acceder a cierta información o documentos es una de las mayores causas de su frustración laboral. Además, de la tediosa tarea de rellenar largos excels o formularios para realizar solicitudes administrativas sencillas. Todo esto, es fácilmente integrable dentro de el uso de un Chatbot.

• Fácil adaptación. Hoy día, todos los empleados están acostumbrados a utilizar chats para comunicarse con su entorno personal y laboral. Así, las empresas que ya usan herramientas como Microsoft Teams, o Hangouts, cuentan con la facilidad de adaptación ágil de sus empleados, sin necesidad de requerir instalar ningún software, ni darse de alta en alguna otra nueva plataforma. La implementación de un Chatbot, puede residir dentro de la propia intranet, o en el canal comunicativo que use la empresa. De esta forma, la barrera de entrada con respecto a la adaptación del empleado es inexistente.

• Contenido actualizado. Los Chatbots se integran con los sistemas, de forma que toda la información está totalmente actualizada en tiempo real. Esto permite que las consultas nunca estén desactualizadas y que la información que nos ofrezca el Chatbot sea 100% de calidad.

• Disponibilidad. En muchas ocasiones existen ciertas dudas acerca de cómo realizar alguna acción dentro del ámbito laboral. Acciones que quedan en responsabilidad de una persona o departamento y que tienen que ajustarse a unos tiempos y agendas para poder ser resueltas. Esto provoca que muchas veces se queden en el listado de tareas pendientes durante más tiempo del que realmente debería conllevar. Un chatbot está 24/7, los 365 días del año ofreciendo respuestas, aumentando la disponibilidad de la información y la productividad de los recursos.

“Un Chatbot puede convertirse en aliado perfecto para tu empresa, aumentando la productividad de tus empleados, y ofreciendo un instantáneo acceso a la información diversificada en los diferentes sistemas de tu compañía”

Afirma Adrián Barcojo, Chatbot Specialist en Stratesys.

¿Cómo sé si mi empresa está lista para la introducción de un Chatbot?

Para poder saber si es el momento de aplicar la inteligencia artificial de un Chatbot a la intranet de una empresa, es necesario responder estas afirmaciones:

1.La empresa dispone de un gran número de sistemas.

2.Existe una desinformación por parte de los usuarios.

3.La captación de cierta información de los empleados puede resultar una misión imposible en algunas circunstancias.

4.La empresa ya dispone de un canal centralizado de información, cómo Teams o Hangouts, y quiere explotarlo de la mejor forma posible. O bien, dispone de una intranet centralizada y global.

5.Se requiere automatizar ciertos procesos como notificaciones proactivas a los empleados, aumentando de esta forma la tasa de visualización por parte de los trabajadores.

6.La empresa quiere mejorar internamente hacia los empleados y le gustaría comenzar a realizar encuestas de forma no intrusiva o habilitar un canal de sugerencias automatizado.

¿En qué áreas es posible implementar esta tecnología?

Una de las tareas de nuestro equipo de profesionales es ayudar a identificar y explorar los diferentes casos de uso que podrían ayudar a tu compañía a fortalecer el rendimiento de ciertas áreas, y disminuir la frustración laboral en ciertos aspectos, aumentando de esta forma la capacidad y rendimiento del empleado.

Es una herramienta tecnológica con infinitas aplicaciones de uso, si quieres profundizar en un caso concreto, contacta con el equipo de Besh y haremos un análisis personalizado.